The Japan School Singapore
การนำเอาโซลูชั่นระบบ RPA "UiPath" มาปรับใช้กับขั้นตอนการรับสมัครนักเรียน ก่อให้เกิดกระบวนการอัตโนมัติที่ประสบความสำเร็จและปราศจากค่าใช้จ่ายจำนวนมาก
โรงเรียน The Japan School Singapore ก่อตั้งขึ้นในปี พ.ศ. 2455 และเริ่มต้นจากการให้การศึกษาเสริมสำหรับเด็กญี่ปุ่นในสิงคโปร์ ปัจจุบันเป็นหนึ่งในโรงเรียนที่ใหญ่ที่สุดในโลกที่มุ่งให้ความรู้แก่เด็กชาวญี่ปุ่นที่อาศัยอยู่ในต่างประเทศ ให้การศึกษาระดับประถมศึกษาและมัธยมศึกษาตอนต้น โดยมีจำนวนนักเรียนมากกว่า 2,000 คน ในขณะที่โรงเรียนมีการเติบโตขึ้นเรื่อย ๆ จึงมีความปรารถนาที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน เช่น การวางขั้นตอนการสมัครเรียนทางออนไลน์ ปัจจุบันทางโรงเรียนจึงได้นำโซลูชั่นระบบ RPA "UiPath" มาปรับใช้เพื่อลดงานที่เกี่ยวข้องกับการรับสมัครให้น้อยลง ด้วยเหตุนี้พวกเขาจึงสามารถลดภาระงานและลดความผิดพลาดลงอย่างมากในการคัดลอกและป้อนข้อมูลด้วยตนเองก่อนหน้านี้ นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานมีเวลาว่างจากงานประจำนี้และช่วยให้พวกเขามุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่มีประสิทธิผลมากขึ้นได้
บริการที่แนะนำ
ปัญหาหลายอย่างได้รับการแก้ไขโดยการใช้ UiPath
การสร้างระบบอัตโนมัติขนาดใหญ่คงเป็นเรื่องยาก
เนื่องจากงบประมานและอุปสรรคอื่น ๆ การสร้างระบบอัตโนมัติขนาดใหญ่จึงเป็นเรื่องยากและงานจำนวนมากยังคงต้องดำเนินการด้วยตนเอง
ความผิดพลาดของมนุษย์ทำให้ผลผลิตไม่เพิ่มขึ้น
การทำงานด้วยตนเองทำให้เกิดข้อผิดพลาดที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ซึ่งต้องใช้เวลาในการแก้ไข
พนักงานมีภาระผูกพันกับงานประจำทำให้ไม่สามารถพัฒนาความสามารถได้
ด้วยเวลาที่จำกัดสำหรับการฝึกอบรมพนักงาน จึงป้องกันไม่ให้พวกเขามีทักษะการทำงานหลายอย่างพร้อมกันหรือทำให้งานมีประสิทธิผลมากขึ้น
ทำงานอัตโนมัติได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายจำนวนมาก
ขจัดข้อผิดพลาดและคุณภาพงานดีขึ้นอย่างมาก
มีเวลาให้แก่การฝึกอบรมพนักงานทำให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น
นอกจากนี้
- ดำเนินงานต่อไปโดยใช้ระบบ RPA กับงานด้านบัญชี ซึ่งโรงเรียนควรจะสามารถทุ่มเททรัพยากรในการทำงานให้มากขึ้น เช่น การวิเคราะห์การเงิน
- ระบบ RPA สามารถเป็นเครื่องมือทางการศึกษาที่ดีในการสอนนักเรียนเกี่ยวกับประสิทธิภาพในการทำงานซึ่งเป็นทักษะที่จะต้องใช้ในอนาคต
ทำไมคุณถึงเลือก UiPath?
ระบบอัตโนมัติที่เป็นไปได้ผ่านหลายแอปพลิเคชันในราคาประหยัด
เพื่อลดภาระของพ่อแม่และผู้ปกครองและลดภาระงาน ทางโรงเรียนจึงเปิดรับสมัครทางออนไลน์ อย่างไรก็ตาม พวกเขาทำสิ่งนี้ผ่านการปะติดปะต่อเทคโนโลยีที่มีอยู่และไม่ใช่ระบบอัตโนมัติที่สมบูรณ์ โดยยังต้องใช้คนเป็นสะพานในการย้ายข้อมูลระหว่างแอปพลิเคชัน คุณทาคาฮาชิจึงอธิบายว่าทำไมโรงเรียนถึงเลือก UiPath โดยกล่าวว่า "เราประสบความสำเร็จในการลดภาระงาน แต่งานประจำที่เรียบง่ายยังคงอยู่ และเพื่อจัดการกับสิ่งนี้เราจึงตัดสินใจเกี่ยวกับระบบ RPA โดยเลือกใช้โซลูชั่นระบบ RPA "UiPath" ซึ่งช่วยให้สามารถทำงานอัตโนมัติระหว่างแอปพลิเคชันต่าง ๆ ได้ด้วยค่าใช้จ่ายที่ไม่สูง ทำให้ตรงกับความต้องการของเรามากที่สุด”
ผลของการใช้ UiPath
เวลาที่ต้องใช้ต่อชิ้นงานลดลงจากประมาณ 5 นาทีเหลือเพียงไม่กี่วินาที
ก่อนหน้านี้พนักงานที่รับผิดชอบการรับสมัครเข้าเรียนจะดาวน์โหลดข้อมูลที่พ่อแม่และผู้ปกครองป้อนลงในเว็บไซต์จากเซิร์ฟเวอร์ จากนั้นก็คัดลอกทีละบรรทัดลงในไฟล์ Excel เพื่อสร้างคำขอสมัครเข้าเรียนและพิมพ์ออกมา คุณยามาดะอธิบายว่า "ประมาณเดือนมกราคมถึงมีนาคมก่อนเปิดภาคเรียนใหม่ทุกวันจะมีการสมัครประมาณ 20 รายการ ซึ่งการทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยระบบ RPA จากสิ่งที่ใช้เวลาประมาณ 5 นาทีต่อเคสนั้นกลับสามารถใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาทีได้ และในช่วงนี้เราประสบความสำเร็จในการลดภาระงานจำนวนมาก"
การพัฒนาโรบอทโดย เค ดี ดี ไอ ซึ่งเป็นผู้ให้บริการกระบวนการพัฒนาจนถึงการติดตั้งอย่างราบรื่น
การพัฒนาโรบอทอัตโนมัติได้รับการจัดการโดย เค ดี ดี ไอ คุณทากาฮาชิกล่าวว่า "เราเพียงอธิบายขั้นตอนการทำงาน จากนั้นพวกเขาก็ออกแบบขั้นตอนการทำงาน และเราสามารถทำการติดตั้งได้อย่างราบรื่น" คุณยามาดะกล่าวเสริมว่า "เมื่อทำการติดตั้งเราได้รับคำอธิบายจาก เค ดี ดี ไอ และเริ่มมีความรู้เกี่ยวกับระบบ RPA รวมถึงวิธีการแก้ไขปัญหา ซึ่งการเรียกใช้โรบอทนั้นสามารถทำได้ง่ายมากเพียงแค่กดปุ่ม ดังนั้นเมื่อพนักงานที่รับผิดชอบเปลี่ยนไป เราไม่จำเป็นต้องฝึกอบรมซ้ำเหมือนที่เคยจำเป็นมาก่อน ดังนั้นนี่จึงเป็นอีกส่วนหนึ่งที่ช่วยเราลดภาระงานได้"
มีส่วนช่วยในการปรับปรุงคุณภาพการบริการโดยให้โรงเรียนมุ่งเน้นไปยังงานเพิ่มคุณค่า
ระบบ RPA ไม่เพียงลดภาระงานของโรงเรียน แต่ยังเปิดทางไปสู่งานเพิ่มคุณค่าในระดับสูงอีกด้วย คุณทากาฮาชิกล่าวว่า "การที่พนักงานสามารถลดภาระงานจากงานประจำได้ ทำให้เราสามารถใช้เวลาในการพัฒนาความสามารถของพวกเขาได้ด้วยการฝึกพวกเขาให้ทำงานได้หลายอย่างพร้อมกันและสร้างคุณค่าเพิ่ม ผมคิดว่าเราได้ปรับปรุงคุณภาพการบริการของโรงเรียนโดยรวมแล้ว" คุณทาคาฮาชิอธิบายถึงจุดมุ่งหมายที่มีต่อระบบ RPA ของเขาโดยกล่าวว่า "นับจากนี้นอกจากจะทำให้กระบวนการรับเข้าศึกษาเป็นไปโดยอัตโนมัติแล้วเรายังต้องการใช้ระบบ RPA ในส่วนบัญชีของเราเพื่อให้พนักงานของเรามุ่งเน้นไปที่หน้าที่ที่แท้จริงของพวกเขาเช่นการวิเคราะห์ทางการเงิน”
ความคิดเห็นจากพนักงานขาย เค ดี ดี ไอ
พนักงานขายประจำสาขาสิงคโปร์
นายซาเอกิ เรียวตะ
ผมรู้สึกเป็นเกียรติมากที่เราสามารถส่งมอบโซลูชั่นระบบ RPA (UiPath) ให้แก่โรงเรียน The Japan School Singapore ได้ ผมหวังว่าเราจะมีส่วนร่วมในการ "ปฏิวัติสถานที่ทำงาน" ในสถานศึกษาในประเทศต่าง ๆ ต่อไปได้
ประวัติลูกค้า
The Japan School Singapore
- สำนักงานใหญ่
- The Japanese School Singapore Primary School, Clementi Campus 95 Clementi Road, Singapore 129782
- การจัดตั้ง
- พ.ศ. 2508
โรงเรียน The Japan School Singapore ให้การศึกษาระดับประถมศึกษาและมัธยมศึกษาตอนต้นในสาธารณรัฐสิงคโปร์ ตามหลักสูตรการศึกษาที่กำหนดโดยกระทรวงศึกษาธิการ วัฒนธรรม กีฬา วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีของญี่ปุ่น โรงเรียนประกอบด้วย 3 วิทยาเขต วิทยาเขตสำหรับระดับประถมศึกษาที่ Clementi และ Changi และวิทยาเขตระดับมัธยมศึกษาตอนต้นที่ West Coast และมีเป้าหมายเพื่อ "ยกระดับนักเรียนให้มีความรู้ความสามารถในระดับนานาชาติและมีความพยายามที่จะเชื่อมต่อกับผู้คนทั่วโลก"
